Quy định của công ty
- Nhân viên đăng ký lịch làm việc online với trưởng nhóm phụ trách công việc của mình. Thời gian đăng ký vào buổi họp sáng thứ 3 hàng tuần.
- Bộ phận hành chính ghi chú những trường hợp làm việc online. Vào thứ 3 tuần kế tiếp, bộ phận Hành chính sẽ xác nhận lại với trưởng nhóm về việc có chấm công nhân viên đó không dựa vào kết quả làm việc của nhân viên.
- Việc thử nghiệm làm việc online sẽ áp dụng ở nội bộ ABC Team trước, để tránh ảnh hưởng đến tình hình công ty 1 nhân viên sẽ làm online không quá 3 ngày trên 1 tháng và yêu cầu không trao đổi việc này với những người không liên quan.
- Trong 1 team số lượng người làm việc online tại nhà không quá 2 người trong cùng 1 ngày. Ngoài ra phải đảm bảo có ít nhất 1 người hiểu rõ công việc của người làm việc onine tại nhà, có mặt tại công ty để xử lý các vấn đề phát sinh.
- Không đăng ký làm việc online vào ngày có buổi họp quan trọng của team (cụ thể hiện tại là sprint review & planning, không đăng ký làm remote vào sáng thứ 3 hằng tuần).
- Thời gian phản hồi khi có đồng nghiệp nhắn tin công việc không được quá 15′.
Các thành viên trong team cần tuân thủ các quy định sau đây, để công việc đạt được kết quả tốt nhất.
Tác phong làm việc
Khi làm việc từ xa, các thành viên trong team cần chủ động trong công việc bao gồm chủ động liên lạc (hỏi đáp, giúp đỡ) các thành viên khác để hoàn thành công việc được giao của cá nhân và của cả team; chủ động trong việc sắp xếp thời gian và không gian làm việc.
Trang thiết bị 📱
Các công cụ cần thiết để liên lạc và theo dõi công việc:
- Skype để liên lạc với các thành viên trong team.
- Jira để quản lí tiến độ công việc.
- Email dành cho các tài liệu khi cần.
- Wiki, Dropbox dùng để lưu trữ kiến thức và tài liệu chung.
Chú ý khi sử dụng skype:
- Cần chuẩn bị headphone khi tham gia các cuộc họp với team.
- Không sử dụng điện thoại di động để gọi.
- Nếu bạn gặp khó khăn khi chat về một việc nào đó, gọi video call để làm rõ.
Trang phục và không gian làm việc
- Đảm bảo tốc độ mạng ổn định
- Ăn mặc lịch sự
- Chọn nơi làm việc không có tiếng ồn xung quanh, hình ảnh background lịch sự (hoặc dùng background ảo của Skype khi gọi điện). Recommend: nên dành một khu vực trong nhà làm nơi làm việc, có bàn và ghế làm việc với đủ ánh sáng, tạo cảm giác thoải mái. Lưu ý: khu vực này không phải là giường ngủ, phòng chơi game hoặc khu vực có trẻ nhỏ ở bên.
Thời gian làm việc ⏰ 🗓
- Buổi sáng: 8h30 – 12h
- Buổi chiều: 13h30 – 18h/30
Các buổi họp bắt buộc
- Standup để báo cáo công việc hằng ngày. Tất cả các thành viên đều phải tham gia standup, thời gian: 9h – 9h30 buổi sáng hàng ngày.
- Sprint Planning & Review để tổng kết sprint trước và khởi động sprint tiếp theo. Thời gian diễn ra: 10h sáng thứ 3 hàng tuần.
- Sprint Retro để rút kinh nghiệm sprint vừa qua, giúp cải tiến sprint tiếp theo. Thời gian diễn ra: 15h chiều thứ 4 hàng tuần.
Một ngày của Jane 🌞 💻
Jane là một thành viên theo đầy đủ các quy trình làm việc từ xa, được đồng nghiệp đánh giá cao. Sau đây là các hoạt động trong một ngày làm việc của Jane.
✅ Jane khởi đầu ngày mới đầy năng lượng, chọn cho mình một góc làm việc yên tĩnh và thoải mái.
✅ Vào 9h, Jane tham gia vào buổi standup với team. Jane cập nhật cho team biết những việc mình đã làm hôm qua, những việc Jane định làm hôm nay và nói cho mọi người biết nếu Jane cần giúp đỡ.
✅ Sau đó Jane trở lại công việc và làm việc trên task trong ngày. Jane cũng không quên cập nhật trạng thái các task của mình trên Jira.
✅ Ngoài ra, Jane cũng để ý các cuộc hội thoại trên Skype, khi có thời gian rảnh và khi có bạn cần giúp đỡ, Jane cố gắng để giúp bạn một cách hiệu quả nhất.
✅ Jane luôn cố gắng nắm được tình hình của các thành viên khác trong team để cả team có thể hoàn thành Sprint trước hạn.
✅ Vào sáng thứ 3, Jane cùng team tham gia vào buổi Review và sau đó chuẩn bị cho Sprint tiếp theo.
✅ Vào chiều thứ 4, Jane nêu một số ý kiến để cải thiện hiệu năng của team dựa trên các sprint vừa qua.
Hãy như Jane 😃